Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah pejabat yang bertanggung jawab dalam pengumpulan, pendokumentasian, penyimpanan, pemeliharaan, penyediaan, distribusi dan pelayanan informasi di Lingkungan Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Pedoman pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi dilingkungan pemerintah Kabupaten Toba diatur dalam Peraturan Bupati Toba Samosir Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Toba Samosir dan Keputusan Bupati Toba Samosir Nomor 574 Tahun 2019 Tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu Pemerintah Kabupaten Toba Samosir Tahun 2019. Tugas PPID adalah sebagai berikut : 1. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengendalikan pengumpulan informasi, mengklasifikasi informasi, mendokumentasikan informasi dan memberikan pelayanan informasi dari PPID Pembantu. 2. Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan/atau memberikan pelayanan informasi kepada publik. 3. Melakukan verifikasi bahan informasi publik dari PPID Pembantu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi organisasi 4. Melakukan uji konsekuensi atas informasi public yang dikecualikan 5. Melakukan penyediaan pemutakhiran informasi dan dokumentasi agar dapat diakses oleh masyarakat 6. Melaksanakan advokasi pengaduan dan penyelesaian sengketa informasi publik Tugas PPID Pembantu adalah sebagai berikut : 1. Memberikan layanan informasi public kepada masyarakat sesuai dengan peraturan perundang undangan yang berlaku. 2. Membantu PPID dalam melaksanakan tugas dan kewenangannya 3. Menyampaikan informasi dan dokumentasi kepada PPID secara berkala dan sesuai kebutuhan 4. Membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi unit kerjanya 5. Menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh public 6. Mengkonsultasikan informasi yang dikecualikan kepada PPID